Finanzen

Firma profitabel machen: 3 häufige Fehler und 4 grundlegende Tipps

Viele Startups konzentrieren sich in den ersten Jahren vor allem auf Wachstum. Produktentwicklung sowie Kunden- und Investoren-Gewinnung stehen im Vordergrund. Die Profitabilität wird oft als eine Art „Ziel für später“ gesehen. Doch gerade in der Wachstumsphase ist ein klarer Blick auf die eigene Kostenstruktur und Margen unerlässlich. Nur wenn Startups verstehen, welche Produkte oder Dienstleistungen wirklich Profit bringen, können sie erfolgreich skaliert werden.

Hier erklärt Rebecca Troch, Finanzexpertin und Virtual CFO mit mehr als 20 Jahren Erfahrung, was ihr bei der Berechnung von Kosten und Margen beachten müsst und welche drei Fehler Startups dabei häufig machen:

Tipp 1: Skalierung braucht Klarheit

Je größer das Startup wird, desto wichtiger wird die Frage nach der Profitabilität. Nicht umsonst geraten viele Startups trotz beeindruckender Umsätze in Schwierigkeiten, weil die eigenen Kostenstrukturen unklar sind und Margen nicht sauber kalkuliert wurden.

Sich frühzeitig mit der Profitabilität zu beschäftigen, heißt nicht, das Wachstum zu bremsen. Im Gegenteil: Es die Grundlage, um auf finanzieller Basis strategisch zu skalieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Tipp 2: Transparenz durch differenzierte Kostenverteilung

Eine präzise Kostenstellenstruktur bildet die Basis für die wirtschaftliche Bewertung einzelner Geschäftsbereiche. Sie hilft dabei, alle anfallenden Kosten klar den jeweiligen Bereichen zuzuordnen, beispielsweise Produktentwicklung, Marketing, Vertrieb, Operations oder Verwaltung. So entsteht ein differenziertes Bild der internen Kostenverteilung.

Außerdem wichtig ist die Unterscheidung zwischen Direkten- und Gemeinkosten. Während direkte Kosten meist problemlos zu bestimmten Kostenstellen zuordenbar sind, stellt die realitätsnahe Verteilung von Allgemeinkosten eine größere Herausforderung dar.

Tipp 3: Allgemeinkosten clever verteilen – so geht’s

Häufig werden die Allgemeinkosten in Startups (beispielsweise Miete, Admin, Tools) pauschal ignoriert oder schlecht verteilt. Gerade diese „unsichtbaren“ Kosten verfälschen oft die tatsächliche Profitabilität, besonders, wenn ein Startup mehrere Produkte oder Services anbietet. Hier kommen Verteilungsschlüssel ins Spiel. Diese helfen, die Allgemeinkosten sinnvoll auf die einzelnen Angebote aufzuteilen.

Verteilungsschlüssel können sein:

• Umsatzanteile: Produkt A macht 60 Prozent des Umsatzes, das heißt, es muss 60  Prozent der Fixkosten tragen
• Zeitverteilung: 70  Prozent der Arbeitszeit fließen in Projekt X, somit muss Projekt X 70  Prozent der Mitarbeiterkosten tragen
• Flächenverbrauch: Produkt A nimmt 60 Prozent der Lagerfläche ein, also werden Produkt A auch 60 Prozent der Lagerkosten angerechnet.

Dabei gibt es nicht „den einen richtigen Schlüssel“. Die individuelle Verteilung der Allgemeinkosten muss immer zum Startup passen.

Tipp 4: Margenanalyse: Der Kompass im Produktdschungel

Die Margenanalyse ist eines der wichtigsten Tools für Startups, die wachsen wollen. Sie zeigt, welche Produkte oder Services profitabel sind – und welche vielleicht sogar unbemerkt Geld kosten.

Ein bewährtes Werkzeug für die Margenanalyse ist die BCG-Matrix. Mit ihr können Startups ihre Produktpalette anhand ihres Marktwachstums und Marktanteils in folgende Kategorien einordnen:

• Cashcows: Profitable, stabile und skalierbare Produkte
• Stars: Produkte mit Potenzial, das strategisch gefördert werden sollte.
• Fragezeichen: Produkte mit geringem Marktanteil in einem wachsenden Markt, mit hohem Investitionsbedarf.
• Dogs: Produkte mit geringem Marktanteil in einem stagnierenden oder schrumpfenden Markt, die meist wenig Gewinn bringen.

Eine gute Margenanalyse ist keine reine Buchhalterübung. Sie ist ein strategisches Steuerungsinstrument, das zeigt, welche Produkte profitabel sind, wo Startups investieren sollten und von welchen sie sich trennen müssen.

Um in der Praxis den Überblick zu behalten, hilft ein regelmäßiges Reporting (beispielsweise monatlich oder quartalsweise), mit dem Startups Umsatz, Kosten und Deckungsbeiträge der Angebote vergleichen, Veränderungen und Trends erkennen und Maßnahmen für die nächsten Monate abgeleitet werden können.

Drei häufige Fehler bei der Analyse der Profitabilität:

Aus der Bewertung von Kostenstrukturen und der Margenanalyse lässt sich die Profitabilität eines Startups ablesen. Dabei treten in der Praxis immer wieder ähnliche Fehlannahmen auf.

1. Emotion statt Wirtschaftlichkeit:

Unrentable Produkte oder Services, die einen hohen emotionalen Wert für das Startup haben (zum Beispiel das erste Produkt), werden in der Bewertung geschönt und nicht eingestellt.

2. Umsatz wird mit Gewinn gleichgesetzt:

Starke Verkaufszahlen vermitteln den Eindruck eines erfolgreichen Produkts. Doch ohne eine detaillierte Margenanalyse bleibt verborgen, ob das Angebot tatsächlich profitabel ist oder Verluste verursacht.

3. Wachstum ohne wirtschaftliche Grundlage:

Die Annahme, dass zum Beispiel steigende Nutzerzahlen oder Marktanteile automatisch unternehmerischen Erfolg bedeuten, kann trügen. Nachhaltiges Wachstum basiert auf wirtschaftlicher Substanz und nicht allein auf Skalierung.

Wirtschaftliche Klarheit schafft strategische Handlungsfähigkeit

Profitabilität bildet die Grundlage für strategische Skalierung, fundierte Entscheidungen und ein belastbares Geschäftsmodell. Startups, die ihre Kosten- und Umsatzstruktur verstehen, können Risiken frühzeitig identifizieren, Chancen gezielt nutzen und bleiben auch in herausfordernden Marktphasen steuerungsfähig. Wer wirtschaftlich transparent ist, wirkt überzeugender auf Investoren, Partner und Mitarbeitende.